Administratief Medewerker / Receptionist(e) – Functie met veel verantwoordelijkheid

FUNCTIESAMENVATTING

Als Administratief Medewerker / Receptionist(e) ben je verantwoordelijk voor het bewaken van de dagelijkse operatie binnen Animal's Faith.

Je zorgt ervoor dat communicatie, administratie, planning en opvolging gestructureerd verlopen en dat afspraken worden nagekomen. Je hebt dagelijks contact met klanten, vrijwilligers, leveranciers en andere betrokkenen en bent verantwoordelijk voor een professionele en efficiënte afhandeling van vragen, aanvragen en lopende trajecten.

Deze functie vraagt om zelfstandigheid, eigenaarschap en het vermogen om overzicht te houden in een dynamische werkomgeving. Je wacht niet af, maar ziet wat er moet gebeuren en pakt dit op. Dat is waarom dit een functie met veel verantwoordelijkheid is.

Deze functie combineert:

• Administratie
• Klantcontact
• Planning en organisatie
• Commerciële ondersteuning
• Relatiebeheer
• Operationele ondersteuning

Dit is geen standaard administratieve functie. We zoeken iemand die eigenaarschap neemt, zelfstandig werkt, verantwoordelijkheid durft te dragen en actief bijdraagt aan de groei van de organisatie.

OVER ANIMAL'S FAITH

Wij zijn Animal's Faith.

Wij werken dagelijks met honden en katten die elders niet meer terecht kunnen. Door middel van opvang, training, begeleiding en educatie helpen wij dieren én hun eigenaren aan een betere toekomst.

Onze missie is het beëindigen van gedragsgerelateerde euthanasie van honden wereldwijd door te transformeren hoe honden worden begrepen, getraind en behandeld.

Onze visie is dat wij binnen tien jaar de wereldwijde beweging leiden die gedragsgerelateerde euthanasie van honden beëindigt door middel van schaalbare training, educatie en systemische verandering.

Wij zijn inspirerend in hoe we mens en dier helpen groeien. Wij handelen integer, communiceren transparant en werken resultaatgericht aan onze missie. We zijn gedisciplineerd in onze uitvoering en werken als één team aan hetzelfde doel.

Wij geloven dat werk meer moet opleveren dan alleen een salaris. Daarom investeren wij actief in de persoonlijke, professionele en financiële groei van onze medewerkers.

Onze kernwaarden vormen de basis van alles wat we doen en sturen hoe wij mensen aannemen, ontwikkelen, belonen en beoordelen.

Onze kernwaarden:

• Inspirerend
• Integer
• Transparant
• Resultaatgericht
• Gedisciplineerd
• Op één lijn

PRESTATIEVERANTWOORDELIJKHEDEN

·         Beantwoorden van telefoon, e-mail, WhatsApp en andere inkomende communicatie

·         Inplannen van afspraken, trainingen, intakegesprekken en vergaderingen

·         Opvolgen van aanvragen en potentiële klanten

·         Ondersteunen van verkoopprocessen en klanttrajecten

·         Opstellen, verwerken en beheren van administratieve documenten

·         Opstellen en versturen van offertes, facturen en overeenkomsten

·         Bewaken van deadlines en openstaande acties

·         Onderhouden van contact met klanten, vrijwilligers en externe partijen

·         Signaleren en oplossen van organisatorische knelpunten

·         Ondersteunen van het management bij dagelijkse werkzaamheden

·         Zorgdragen voor correcte en professionele communicatie namens Animal's Faith

·         Actief bijdragen aan klanttevredenheid en organisatiedoelstellingen

·         Werken volgens vastgestelde procedures en richtlijnen

·         Uitvoeren van overige werkzaamheden die redelijkerwijs binnen de functie vallen

KERNCOMPETENTIES

·         Neemt verantwoordelijkheid voor resultaten

·         Werkt zelfstandig en proactief

·         Heeft sterke organisatorische vaardigheden

·         Communiceert helder en professioneel

·         Werkt nauwkeurig en gestructureerd

·         Denkt in oplossingen

·         Kan prioriteiten stellen en overzicht bewaren

·         Werkt effectief onder druk

·         Durft beslissingen te nemen

·         Is betrouwbaar en komt afspraken na

·         Staat open voor feedback en past deze toe

·         Leert snel nieuwe systemen en processen

·         Werkt doelgericht en efficiënt

·         Draagt actief bij aan een positieve werksfeer

OPLEIDING EN ERVARING

·         Minimaal mbo werk- en denkniveau

·         Ervaring met administratieve werkzaamheden is vereist

·         Ervaring met klantcontact is vereist

·         Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

·         Goede beheersing van de Engelse taal is een pré

·         Ervaring met Microsoft Office en Google Workspace is een pré

·         Zelfreflectie, leergierigheid en mentale stabiliteit zijn essentieel

ARBEIDSVOORWAARDEN

·         Werken binnen een organisatie met een duidelijke maatschappelijke missie

·         Veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid

·         Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling

·         Een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is

·         Werken binnen een ambitieus en gedreven team

·         De mogelijkheid om direct impact te maken op het leven van honden, katten en hun eigenaren

·         Doorgroeimogelijkheden binnen een groeiende organisatie

GELIJKE KANSEN EN DIVERSITEIT

Als werkgever die gelijke kansen biedt en zich inzet voor een diverse en inclusieve werkomgeving, erkent Animal's Faith dat een team met verschillende achtergronden, perspectieven en ervaringen essentieel is voor een sterke, ethische en succesvolle organisatie.

Wij streven ernaar een werkomgeving te creëren waarin iedereen zich welkom en gerespecteerd voelt. Talent wordt beoordeeld op houding, verantwoordelijkheid, prestaties en bijdrage aan de organisatie, ongeacht afkomst, religie, leeftijd, geslacht, genderidentiteit, seksuele geaardheid of beperking.

SOLLICITEREN

Heeft deze functie je interesse gewekt?

Stuur dan je cv en motivatie naar [email protected]

Vermeld in het onderwerp van je e-mail:

• De functietitel
• Waar je de vacature hebt gevonden

Vermeld daarnaast in je sollicitatie:

• Wat jij concreet gaat bijdragen aan Animal's Faith
• Welke verantwoordelijkheden jij eerder hebt gedragen
• Wat jouw grootste verbeterpunt is en hoe je hieraan werkt

Algemene reacties zonder inhoudelijke motivatie worden niet in behandeling genomen.